Wenn Sie Ihre Kfz-Police, Vertragsänderungen und Schadenbelege digital speichern, finden Sie wichtige Nachweise schneller. Dafür brauchen Sie vollständige Dokumente, geschützte Zugänge und mindestens eine zusätzliche Sicherung.
In Deutschland darf der Versicherer den Versicherungsschein grundsätzlich in Textform übermitteln. Die Erklärung muss lesbar sein und erkennen lassen, wer sie abgegeben hat. Außerdem muss sie dauerhaft gespeichert und unverändert wiedergegeben werden können. Sie müssen deshalb nicht alle Versicherungsunterlagen digital aufbewahren. Auch nach dem Einscannen müssen Sie Papieroriginale nicht vernichten.
Was das Gesetz verlangt
Nach § 3 Versicherungsvertragsgesetz (VVG) übermittelt der Versicherer den Versicherungsschein in Textform; auf Wunsch muss er ihn als Urkunde ausstellen. § 7 VVG regelt, dass der Versicherer Vertragsbestimmungen und bestimmte Informationen rechtzeitig in Textform mitteilt. Die Anforderungen an die Textform stehen in § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).
Eine gespeicherte PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen, wenn sie lesbar ist, erkennen lässt, wer sie abgegeben hat, und dauerhaft verfügbar bleibt. Ein bloßer Link auf eine Webseite, die später verschwinden kann, bietet diese Sicherheit nicht automatisch. Laden Sie Vertragsunterlagen deshalb herunter und speichern Sie sie an einem Ort, auf den Sie auch ohne Zugriff auf das Versicherungsportal zugreifen können.
Die Vorschriften regeln vor allem die Informationspflichten des Versicherers. Sie legen nicht allgemein fest, wie Sie Ihre privaten Dateien benennen oder ordnen müssen. Prüfen Sie bei wichtigen Unterlagen außerdem, ob Sie ein Original benötigen. Aus den gesetzlichen Regeln folgt nicht, dass ein Scan jedes Papieroriginal ersetzt.
Ordnen Sie jeden Vertrag
Legen Sie für jede Versicherungsart einen eigenen Ordner an. Bei einer Kfz-Versicherung gehören die Police, die geltenden Versicherungsbedingungen und alle Nachträge zusammen. Speichern Sie außerdem Beitragsmitteilungen und Vertragsänderungen. Bewahren Sie auch die Kommunikation zu einem Schadenfall auf. So lässt sich nachvollziehen, welche Regelung zu welchem Zeitpunkt galt.
Eine mögliche Ordnerstruktur sieht so aus:
Versicherungen/
├── Kfz/
│ ├── Vertrag_und_Bedingungen/
│ ├── Nachtraege_und_Aenderungen/
│ ├── Beitraege_und_Bestaetigungen/
│ └── Schadenfaelle/
├── Haftpflicht/
├── Hausrat/
└── Rechtsschutz/
Benennen Sie Dateien einheitlich, etwa mit Datum, Versicherer und Dokumentart. Für die Zuordnung reichen oft die letzten Ziffern der Vertragsnummer; sie muss nicht vollständig im Dateinamen stehen. In einer kurzen Übersicht können Sie außerdem Vertragsstatus und wichtige Termine festhalten.
Prüfen Sie bei Ihrer Kfz-Police, welche Bedingungen für Ihren Tarif gelten. Dazu zählen etwa vereinbarte Selbstbeteiligungen, Angaben zu Fahrerkreis oder Jahresfahrleistung sowie Nachträge nach einem Tarifwechsel. Halten Sie auch die vertraglichen Pflichten im Schadenfall fest. Nach § 31 VVG kann der Versicherer nach einem Versicherungsfall Auskünfte verlangen, die für den Fall nötig sind, und Belege, die Sie mit zumutbarem Aufwand beschaffen können. Bewahren Sie daher Schadenmeldungen, Antworten und zugehörige Nachweise gemeinsam auf.
Schützen Sie Dateien und Zugänge
Sichern Sie das Konto für Ihren Cloud-Speicher mit einem starken, nur dort verwendeten Passwort. Aktivieren Sie, wenn möglich, eine Zwei-Faktor-Authentisierung. Dabei bestätigt ein zusätzlicher Schritt Ihre Anmeldung, etwa über ein anderes Gerät. Schützen Sie auch Computer und Smartphone mit einer Bildschirmsperre. So kann niemand, der Ihr Gerät in die Hände bekommt, ohne Weiteres auf Ihren Cloud-Speicher zugreifen.
Eine Cloud-Kopie ist praktisch, ersetzt aber keine unabhängige Sicherung. Speichern Sie eine weitere Kopie auf einem eigenen Datenträger und bewahren Sie ihn getrennt vom Computer auf. Prüfen Sie gelegentlich, ob Sie die Dateien aus der Sicherung tatsächlich wiederherstellen können. Klären Sie bei einem Cloud-Dienst außerdem, wie Sie Ihre Daten exportieren, falls Sie den Anbieter wechseln oder den Zugang verlieren.
Versicherungsunterlagen können sensible Angaben enthalten, besonders wenn sie Gesundheitsdaten betreffen. Prüfen Sie deshalb, wer Zugriff auf freigegebene Ordner oder Links hat. Teilen Sie Dateien nur gezielt und begrenzen Sie Freigaben, wenn der Dienst das ermöglicht. Für besonders sensible Dokumente ist eine zusätzliche Verschlüsselung vor dem Hochladen eine sinnvolle Schutzmaßnahme.
Wie lange Sie Versicherungsunterlagen aufbewahren
Für sämtliche privaten Versicherungsunterlagen gibt es keine einheitliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Wann sie beginnt, richtet sich unter anderem nach den Voraussetzungen des § 199 BGB. Bei einem angemeldeten Versicherungsanspruch wird die Verjährung nach § 15 VVG bis zum Zugang der Entscheidung des Versicherers in Textform gehemmt, läuft also in dieser Zeit nicht weiter. Diese Regeln ergeben keine pauschale Löschfrist für Ihren Versicherungsordner.
Die Verbraucherzentrale empfiehlt, Versicherungspolicen drei Jahre über das Ende der Versicherungsdauer hinaus aufzubewahren. Das ist eine praktische Orientierung, keine gesetzliche Frist. Behalten Sie laufende Verträge samt geltenden Bedingungen und Nachträgen. Bei offenen Schadenfällen oder Streitigkeiten sollten Sie die zugehörige Kommunikation und Belege aufbewahren, bis der Vorgang abgeschlossen ist. Bei langfristigen Verträgen und möglichen späteren Ansprüchen prüfen Sie die Unterlagen einzeln, statt sie nach einem festen Kalenderdatum zu löschen.
Vernichten Sie wichtige Papieroriginale nicht automatisch nach dem Einscannen. Bei langfristigen Policen, Urkunden oder laufenden Ansprüchen sollten Sie Originale getrennt und geschützt aufbewahren, bis geklärt ist, ob ein Scan genügt.
